L’organisation d’un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas. Avant de vous lancer dans la préparation de cet événement exceptionnel, vous devez suivre quelques étapes précises. Notre kit de préparation est là pour vous y aider. De l’objectif du séminaire au budget, en passant par le choix du lieu et des activités, rien ne doit être laissé au hasard. Le séminaire que vous organisez a pour but de réunir vos collaborateurs dans un cadre de travail différent. Mais aussi de développer l’esprit d’équipe, renforcer la culture d’entreprise et la communication entre tous vos employés. Voici dix étapes clés à suivre pour la préparation de votre séminaire. Et faire de votre événement un succès.
Les premières étapes de la préparation du séminaire : poser les bases
Définir l’objectif de votre séminaire
Pour que votre séminaire démarre sur de bonnes bases, vous devez définir son objectif ainsi que ses cibles. Ces deux éléments conditionnent le reste de l’organisation et de la préparation de votre événement.
Trouver un thème
Afin que votre séminaire fasse bonne impression auprès de vos équipes, vous devez définir un thème et un format. Ces deux éléments sont définis en fonction de vos objectifs et de vos cibles. Le thème doit bien évidemment susciter la curiosité de vos équipes. Laissez donc planer un peu de mystère autour de l’événement et ne révéler que les éléments indispensables.
Choisir un format
En parallèle, le choix du format est lui aussi très important dans la préparation de votre séminaire. Vous devez jauger et estimer quel format est le plus adapté au séminaire que vous souhaitez organiser. De ce fait, vous pourrez déterminer si une journée ou un dîner sont suffisants, ou bien si vous partez sur un format weekend.
Sélectionner la bonne date
Cela semble tomber sous le sens, mais choisir une date pour l’organisation et la préparation d’un séminaire ne se fait pas non plus au hasard. La date choisie conditionnera le nombre de personnes présentes.
Définir un budget adéquat
Le budget, c’est ce qui déterminera ensuite le choix du lieu et des activités que vous proposerez à vos équipes. Il est défini en fonction des objectifs, des cibles et du format. En définissant votre budget, cela vous permettra de mieux négocier les prestations choisies.
Les étapes suivantes : donner vie à votre séminaire
Choisir le lieu pour votre séminaire
C’est là où on entre dans le vif du sujet. Le choix du lieu reste l’élément autour duquel tout s’articulera. Ainsi, vous devez choisir le lieu de votre séminaire en fonction de son ambiance, de sa capacité d’accueil et des activités proposées aux alentours. Mais aussi en fonction de votre budget. C’est à partir de ce moment précis que la préparation de votre séminaire se matérialisera.
Valider les activités avec vos collaborateurs
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez à choisir les activités en fonction de votre objectif et de vos cibles. Mais aussi en fonction du planning global de votre événement. En effet, un séminaire doit être bien ficelé et tout doit parfaitement s’imbriquer. Entre le temps de travail et les loisirs, vous devez créer un juste équilibre. Cette partie est un des moments les plus amusants de la préparation de votre séminaire.
Réaliser le planning de l’événement
Vous l’avez vu dans les étapes précédentes, un séminaire s’organise des semaines voire des mois à l’avance. En tant qu’organisateur, vous devez tenir un rétroplanning pour savoir à quel moment chaque étape doit être finalisée. Une fois que tout est acté et que la préparation de votre événement est au point, vous devez également communiquer un planning très précis du déroulé du séminaire à vos collaborateurs. Cela leur permettra de s’organiser et de voir que rien n’a été laissé au hasard.
La dernière étape : communiquer sur votre séminaire
Communiquer avant l’événement
Pour que votre séminaire soit un succès, pensez à communiquer avant l’événement auprès de vos équipes. L’objectif est de prévenir vos collaborateurs à l’avance pour qu’ils soient présents. Cela passe par des mails en interne, des invitations. Ainsi vous pourrez évaluer le nombre des participants et ajuster certains éléments cités précédemment. Cela facilitera grandement la préparation de votre événement.
Communiquer après l’événement
Il y’a toujours un avant et un après séminaire. En réalité, la communication après l’événement vous permettra de savoir si vos équipes en sont satisfaites. N’oubliez pas non les mots de remerciements pour la participation de vos collaborateurs. Ils apprécieront le geste et cela les motivera à participer de nouveau aux futurs séminaires. Cette étape clôture donc toute la préparation et le déroulement de votre événement.
